Det här är Åsa Broberg och Emma Larsson som har varit och är med i ’projektet’ Upphandlingsevolution utifrån sina roller som upphandlare på Eskilstuna kommun.
Vad är UpphandlingsEvolution för projekt?
– Det är ett utvecklingsprojekt som näringslivsavdelningen och upphandlingsenheten har arbetat tillsammans med. Projektet initierades genom Affärsplan Eskilstuna och uppdraget som vi fick var att genomföra åtgärder för att skapa bättre förutsättningar för lokala företag att vilja och kunna lämna anbud i kommunkoncernens upphandlingar. Arbetet har genomförts tillsammans med företag från Eskilstuna för att kunna göra förändringar som motsvarar företagens önskemål i så stor utsträckning som möjligt. Vi har haft flera workshops och forum med företag under året.
Vad kom ni fram till?
– Vi valde att fokusera på tre huvudområden; Information, anbudsutbildning och att förenkla anbudsprocessen
Vad har det resulterat inom området information?
– Vi insåg att behövde förenkla och spetsa till våra upphandlingssidor på webben, såväl vad gäller text, bild och struktur så att informationen ger ett mervärde för företag och potentiella anbudsgivare. Fokus har varit att se det från företagens perspektiv och det har genomsyrat hela arbetet, bland annat genom att vi har tagit reda på vilken information som de efterfrågar och sedan anpassa informationen efter det i möjligaste mån. Vi har jobbat intensivt med detta de senaste månaderna tillsammans med representanter från kommunikation och IT. Arbetet har också resulterat i en e-tjänst som innebär att företag kommer att kunna lämna en intresseanmälan om att få delta i direktupphandlingar. Lansering av sidorna samt e-tjänsten beräknas till i slutet av april.
Vad kom ni fram till när det gäller anbudsutbildningen?
– Vi tog reda på vilken typ av stöd som företagen efterfrågar. Företagen hade flera goda idéer och det var tydligt att dialog med kommunen är viktigt för dem och att det önskades mer dialog. Vi fann även att det behövdes stöd till företag för att minska tröskeln till att lämna anbud. Det här är ett intressant område att arbeta vidare med, så att vi hittar rätt sätt att stötta företagen.
Och vad gjorde ni när det kom till att se över anbudsprocessen?
– Vi genomförde en testupphandling med företagen inom projektet för att ta reda på hur anbudsprocessen kan förenklas. Detta för att se vad som var svårt eller krångligt. Det visade sig att det var enklare än vad företagen hade förväntat sig, vilket får oss att dra slutsatsen att Eskilstuna har en bra anbudsprocess och tydlig upphandlingsdokumentation.
Nästa steg i UpphandlingsEvolution är att presentera resultatet på (be)Stämman den 3 maj och implementera det i organisationen.
